Cuidadosamente se ha planificado paso por paso.
Por John W. Coleman
Debido a las restricciones en curso en las grandes reuniones, causadas por la pandemia de COVID-19, la Conferencia Anual del Este de Pensilvania 2020 y sus cuatro Conferencias de Distrito se reunirán no en persona sino en línea en septiembre y octubre. Forzados a reuniones interactivas y virtuales, como lo han hecho muchas iglesias, usarán seminarios web en video de Zoom, Facebook Live para transmisión en vivo y el sistema de votación en línea seguro eBallot para votación electrónica.
Para poder lograr tener la Conferencia Anual lo mejor posible, dentro de las circunstancias, el Comité de Sesiones de la Conferencia ha estado teniendo varias reuniones para que todo se pueda logrará cuidadosa y efectiva. Pero el primer paso clave será una votación por los miembros de la conferencia el 26 de agosto para aprobar cambios temporales en las reglas que permitan la sesión virtual de la conferencia, la votación electrónica y una agenda de sesión.
Reducida. Esa agenda propuesta solo se ocuparía de los asuntos administrativos necesarios para la conferencia, es decir, los principales informes y votos obligatorios. Las resoluciones legislativas presentadas no se abordarán, pero se pueden volver a presentar para su consideración en la Conferencia Anual de 2021 el próximo mes de mayo.
La Conferencia Anual del 13 al 14 de octubre (martes y miércoles) incluirá la Sesión anual cerrada de Clérig@s el 13 de octubre, de 9 a 11 AM, y no habrá sesión de Laic@s. La sesión legislativa completa de la conferencia tendrá lugar de 1 a 5 PM. La lOobispo Peggy Johnson presidirá la sesión de la conferencia desde la Oficina de la Conferencia en Valley Forge, con la asistencia de la nueva secretaria de la conferencia, la Revda. Jacqueline Hines, el líder laico de la conferencia David Koch y el RTev. Bruce Rogers, parlamentario, quienes estarán fuera de cámara.
El servicio conmemorativo anual para l@s cler@s fallecid@s y los cónyuges del clero seguirá el 14 de octubre, a las 10 a.m., en Olivet UMC en Coatesville. La asistencia sera, principalmente para la familia inmediata de los fallecidos, será solo por invitación y estará limitada a cinco personas, mientras que otros podrán verla en video en vivo.
Después de que el santuario sea desinfectado, el Servicio anual de Ordenación y Comisión seguirá a las 2 PM de ese día (luego de un ensayo la noche anterior). Una vez más, la asistencia a la iglesia, principalmente por parte de las familias de las personas ordenadas y encargadas, será solo por invitación y estará limitada a cinco personas, mientras que otros podrán verla en video en vivo. Además, los ordenados pueden tener hasta dos patrocinadores cada uno para acompañarlos en el altar.
La Obispo Peggy Johnson predicará brevemente en el servicio de adoración inaugural de la sesión y en el servicio Conmemorativo. La obispo Cynthia Moore-Koikoi, del Área Episcopal de Pittsburgh (Conferencia Oeste), predicará en el Servicio de Ordenación y Comisión y clausura.
Fechas y actividades anuales relacionadas con la conferencia
La Comisión de Sesiones, que se reúne nuevamente el 2 de septiembre, continuará monitoreando las pautas de precaución proporcionadas por el gobernador de PA, Tom Wolf, y ajustará la planificación de los dos servicios presenciales. Hay una agenda de trabajo bastante fuerte, con fechas y actividades importantes para prepararse y llevara cabo en la conferencia anual virtual de este año:
- El 10 de agosto se enviará una invitación a todos los miembros del clero y laicos de la conferencia, con sus direcciones de correo electrónico confirmadas, invitándolos a participar en la votación en línea a través de eBallot. Incluirá una copia de los cambios propuestos a las reglas y las instrucciones de registro para el seminario web Zoom del 26 de agosto. Deben matricularse previamente para el seminario web. Los miembros deben de pre-matricularse para el webinar para el 24 de agosto. Nombres del usuario y código para que pueda participar con la papeleta eBallot, se enviara por e-mail para matricular a los miembros el 25 de agosto.
- Para el 10 de agosto la conferencia también estará enviando, via USPS, los cambios en las reglas y las instrucciones de registro del seminario web de Zoom, se enviarán por correo postal, USPS a los miembros de la conferencia de los cuales no tengamos direcciones de correo electrónico
- Los miembros también recibirán instrucciones de cómo matricularse para ver y votar en la Conferencia Anual en los sitios identificados en-persona que estarán disponibles solamente para aquellas personas que no tengan acceso a computadora o servicio de Wi-Fi en ningún otro sitio. Los participantes que estén en esos sitios identificados en-persona pueden votar levantando sus manos.
- Durante el seminario web de Zoom el 26 de agosto, a las 6:30 p.m., los miembros aprenderán sobre los cambios propuestos en las reglas de la conferencia y harán preguntas. Luego podrán votar ya sea electrónicamente o levantando sus manos en los sitios disponibles en-persona, en donde los votos serán contados y reportados inmediatamente. El resultado de la votación será anunciado al concluir el seminario web de zoom. Esta sesión será en transmitida en vivo (livestreamed) en Facebook Live.
- Si se mantienen los cambios en las reglas, la Rev. Jacqueline Hines, Secretaria de la Conferencia, preguntará a quienes presentaron resoluciones a la sesión de 2020 si desean volver a enviarlos a la sesión de 2021 o retirarlos.
- La inscripción para la Conferencia Anual se abrirá el 8 de septiembre. Se enviará una invitación por correo electrónico a todo delegado con instrucciones de cómo matricularse para la Conferencia Anual. Además, se le enviara una carta electrónica a toda persona de la que nuestro sistema no tenga es información. Habra un costo de $30.00 para matricularse en la Conferencia Anual para pagar por los costos asociados con las sesiones en line, incluyendo la votación electrónica, y las reuniones que se tengan en persona, incluyendo los Servicios de Adoración que se tengan en persona en los sitios mencionados.
- La Obispo Peggy Johnson organizará en Zoom una sesión de práctica para la votación electrónica, utilizando el sistema eBallot el domingo 4 de octubre a las 3 p.m., para asegurar la familiaridad de los miembros y probar el uso del sistema en una serie de votos. También se votara levantando las manos. La Obispo discutirá el proceso de votación y algunos asuntos que se llevaran a cabo en la Conferencia Anual la próxima semana.
- Información para la matricular de la sesión de práctica para el 4 de octubre será enviada a los miembros de la conferencia para el 18 de septiembre. Instrucciones para usar el
- El sistema de e-Ballot, para votar será enviado vía e-mail a los miembros de la conferencia el 3 de octubre. Esta sesión de practica de cómo votar no será transmitida en vivo (livestreamed).
- Instrucciones de cómo poder obtener el portal del e-Ballot será enviado el 12 de octubre a todo miembro que se haya matriculado para la Conferencia Anual y la Sesión de Cleros. Los que se hayan matriculado para asistir a la Conferencia Anual en los sitios asignados a en-persona recibirán instrucciones levantando la mano en el sitio indicado.
- La sesión general de la Conferencia Anual (no la Sesión del Clero) y los servicios de adoración, del 13 al 14 de octubre, se transmitirán en video en vivo por Facebook Live para que los invitados lo vean debido al límite de cuantas personas pueden ver estos eventos usando la cuenta de Zoom de la Conferencia.
- Si los cambios de las reglas son aprobados, los miembros de la sesión de la Conferencia podrán hacer preguntas para clarificación antes de votar pero no podrán ofrecer enmiendas o envolverse en debate. Los resultados de la votación serán anunciados antes de que se termina la Conferencia Anual.
Conferencias de Distrito se reúnen con la Obispo por primera vez vía zoom, ella será la invitada de la noche.
Por primera vez, las cuatro Conferencias de Distrito se reunirán en diferentes fechas en septiembre y en línea mediante el uso de seminarios web de Zoom. Eso permitirá a la Obispo Johnson visitar cada reunión virtual para explicar los ajustes necesarios planeados para la Conferencia Anual y también discutir la nueva iniciativa de Desmantelamiento del Racismo de la denominación y la importancia del Discipulado. El horario de la Conferencia de los Distritos es como sigue:
- Distrito Sur: martes 15 de septiembre, 6:30 p.m.
- Distrito Este: miércoles 16 de septiembre, 6:30 p.m.
- Distrito Norte: jueves 17 de septiembre, 6:30 p.m.
- Distrito Oeste: lunes 21 de septiembre a las 6:30 p.m.
Cada Conferencia de Distrito debe votar por cualquier reemplazo necesario para igualar miembros para la Conferencia Anual 2020. (La igualdad de miembros para el próximo cuatrienio se votará en la Conferencia Anual de la próxima primavera). La información sobre la igualdad de miembros y las listas de nominaciones para las Conferencias de Distrito se enviará por correo electrónico a todos los miembros el 4 de septiembre.
Los distritos también votarán a los nominados para el liderazgo anual de la conferencia, proporcionar cualquier comentario al Comité de Liderazgo preliminar al informe de la conferencia, significa el clero del distrito y las transiciones de liderazgo y se agradecerá a las iglesias que han pagado el 100% de las distribuciones. Los miembros pueden asistir a cualquier conferencia de distrito, pero solo deben votar en la conferencia de su propio distrito. Los miembros votarán utilizando la mano levantada en el seminario web Zoom con tabulación de voto automática. Además de Zoom, las Conferencias de Distrito se pueden ver en Facebook Live (a través de transmisión en vivo). Y los distritos proporcionarán, si así lo solicitan, ubicaciones de iglesias para que los miembros votantes puedan verlas en persona sin computadoras o capacidades de Wi-Fi en casa. Los asignados del distrito contarán e informarán los recuentos de votos en esos lugares.